Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

PID/As-Built Platform is een product van NLF Consulting BV, met maatschappelijke zetel te Molstraat 51, 8870 Izegem, ondernemingsnummer BE1022.094.344 (“wij”, “ons”). Voor vragen over dit privacybeleid of je persoonsgegevens kun je ons bereiken via info@nlfconsulting.be.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; ons bedrijf is daartoe wettelijk niet verplicht.

Voor de projectdossiers die klanten (bouwpromotoren) via dit platform beheren, treden zij op als verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. Voor onze eigen account- en facturatiegegevens zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en organisatie.
• Projectgegevens: projecten, units, eigenaars- en syndicuscontactgegevens die je zelf invoert.
• Documenten: geüploade PID-/As-Builtbestanden en bijhorende metadata.
• Bevestigingen: naam, digitale handtekening, tijdstip en IP-adres bij het ondertekenen van een dossier (als bewijs van ontvangst).
• Technische logs: beperkte auditlogging van acties in het platform voor beveiliging en traceerbaarheid.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

• Het leveren van de dienst (beheer en verdeling van dossiers) — uitvoering van de overeenkomst.
• Beveiliging, fraudepreventie en auditlogging — gerechtvaardigd belang.
• Wettelijke bewaarplichten (bv. bouw-/dossierwetgeving) — wettelijke verplichting.
• Optionele e-mailnotificaties — uitvoering van de overeenkomst of toestemming.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De bewaartermijn voor projectdossiers wordt bepaald door de bouwpromotor (verwerkingsverantwoordelijke) en is per organisatie instelbaar, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten. Accountgegevens bewaren we zolang het account actief is; na stopzetting van de samenwerking worden ze binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd. Technische auditlogs bewaren we maximaal 30 dagen.

5. Met wie delen we gegevens (verwerkers)?

We verkopen je gegevens nooit. We doen een beroep op zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die enkel in onze opdracht handelen:

• Lovable Cloud — applicatiehosting, database en bestandsopslag (verwerking binnen de Europese Unie, gehost via Supabase-infrastructuur en Cloudflare).
• E-mailverzending via Lovable — inlogmails, uitnodigingen en herinneringen, verstuurd vanaf ons eigen domein (pid.nlfconsulting.be).

Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten. Voorzover gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit met passende waarborgen (bv. standaardcontractbepalingen).

6. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG/GDPR recht op:

• inzage, verbetering en verwijdering van je gegevens;
• beperking van of bezwaar tegen de verwerking;
• overdraagbaarheid van je gegevens;
• intrekking van toestemming (waar de verwerking daarop gebaseerd is).

Contacteer ons via info@nlfconsulting.be. Betreft het projectgegevens van een bouwpromotor, dan richt je je verzoek in eerste instantie tot die organisatie (verwerkingsverantwoordelijke).

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangscontrole per rol, afscherming van gegevens per organisatie en auditlogging. Downloadlinks naar dossiers zijn tijdelijk en beperkt geldig.

8. Cookies en lokale opslag

We gebruiken enkel strikt noodzakelijke opslag om je aanmelding en de werking van de app mogelijk te maken. Meer details vind je in ons cookiebeleid.

9. Klachten

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste wijziging bovenaan.